Struktura: Spisová služba > Legislativa > NSESSS (01.07.2023) > 3.1

3.1.1

ESSL spravuje věcné skupiny v souladu se spisovým a skartačním plánem původce.
ESSL zajišťuje, že věcné skupiny jsou uspořádány hierarchicky, přičemž spisy
a typové spisy smí být zatříděny pouze do věcných skupin na nejnižší úrovni
hierarchie (neobsahují jiné věcné skupiny).

3.1.2

ESSL vede o věcné skupině alespoň tato metadata:
a) jednoznačný identifikátor,
b) spisový znak,
c) obsah – slovní popis,
d) datum otevření,
e) datum uzavření.
O věcné skupině na nejnižší úrovni hierarchie eSSL dále vede alespoň tato metadata:
f) odkaz na skartační režim,
g) příznak, že věcná skupina je určena pro typové spisy,
h) příznak, který stanoví způsob přidělování čísla jednacího dokumentům
v zakládaných spisech dané věcné skupiny (požadavek 2.7.4),
i) příznak, že na obsah věcné skupiny je uplatněn trvalý skartační souhlas vydaný
příslušným archivem a s vyznačením, zda má být realizován požadavek 3.2.9
písm. a).

3.1.3

ESSL umožňuje správcovské roli stanovit datum otevření věcné skupiny
a) pro jednotlivé věcné skupiny samostatně,
b) stanovením data otevření spisového plánu.
Primární entitou je věcná skupina, spisový a skartační plán je časový řez aktuálně
platných věcných skupin.

3.1.4

ESSL umožňuje správcovské roli
a) přidat nové věcné skupiny,
b) uzavřít stávající věcné skupiny pro vkládání.

3.1.5

ESSL umožňuje správcovské roli upravit v metadatech obsah – slovní popis stávající
věcné skupiny, aniž by vznikla nová věcná skupina.

3.1.6

ESSL umožňuje správcovské roli v každé konkrétní věcné skupině spisového plánu
nastavit možnost vytvářet typové spisy. ESSL zajistí, že v této věcné skupině nesmí
být vložena jiná věcná skupina nebo spis.

3.1.7

ESSL spravuje spisové a skartační plány, které jsou souhrnem věcných skupin
používaných v danou dobu. ESSL vede o spisovém a skartačním plánu alespoň tato
metadata:
a) jednoznačný identifikátor,
b) název spisového a skartačního plánu,
c) popis spisového a skartačního plánu,

d) platnost od,
e) platnost do,
f) odkaz na věcné skupiny, které tvoří spisový a skartační plán.

3.1.8

ESSL umožňuje uživatelské roli vkládat spisy a typové spisy pouze do otevřených
věcných skupin, tj. do aktuálně platného spisového a skartačního plánu.

3.1.9

ESSL umožňuje posuzovateli skartační operace přetřídění uzavřených spisů z věcné
skupiny do jiné věcné skupiny; tyto věcné skupiny mohou být uzavřené nebo otevřené.

3.1.10

ESSL umožňuje správcovské roli stanovit, k jakým věcným skupinám má uživatelská
role nebo uživatel přístup.

3.1.11

ESSL zajišťuje, aby všechny spisové znaky byly jednoznačné v rámci konkrétního
spisového a skartačního plánu.

3.1.12

ESSL zajistí, že spisové znaky jsou tvořeny zřetězením jednoduchých spisových
znaků, oddělených znakem oddělovače:
a) „ “ (mezera),
b) „–“ (pomlčka),
c) „/“ (lomítko),
d) „.“ (tečka).